Ini Dia Pentingnya General Affairs bagi Suatu Perusahaan, Yuk Cari Tahu Faktanya!

Kesuksesan suatu perusahaan tidak terlepas dari kualitas SDM yang baik dan kerja sama tim yang solid. Salah satunya adalah General Affairs yang memiliki peran sentral dalam perusahaan. 

Sobat MojadiFrens tau gk sih apa itu peran General Affairs? Jadi peran General Affairs adalah salah satu departemen yang ada di perusahaan yang berada di bawah divisi umum atau kepala operasional. Seperti namanya “General Affairs” bertugas untuk mendukung berbagai kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena itu, cakupan pekerjaan yang dilakukan oleh General Affairs cukup luas. Selain itu, General Affairs juga dalam menjalankan tugasnya akan banyak berkoordinasi dengan divisi lain karena perannya yang berfungsi untuk meningkatkan performa perusahaan. 

Meskipun terlihat mudah tetapi peranan General Affairs sangat krusial untuk kelangsungan bisnis, yuk simak fakta berikut ini: 

Menjaga Ketersediaan Barang

Setiap perusahaan dalam menjalankan bisnisnya tentunya tidak hanya mengandalkan satu divisi saja, tetapi juga banyak divisi. Peran General Affairs dalam hal ini mendata barang-barang dibutuhkan setiap divisi. Selain mendata, General Affairs juga memastikan stok barang yang ada dan akan melakukan pembelian jika stok barang tersebut menipis. Barang-barang yang dibutuhkan dari setiap divisi beragam, tetapi umumnya barang-barang seperti ATK akan selalu dibutuhkan. Barang-barang yang bersifat jangka panjang, seperti printer juga harus di cek berkala agar tidak menghambat operasional perusahaan. Selain itu, General Affairs juga harus semaksimal mungkin menekan pengeluaran biaya dengan membandingkan harga barang dan juga bernegosiasi untuk mendapatkan barang dengan harga terbaik.

Pemeliharaan Aset Perusahaan

Berjalannya perusahaan tentunya didukung oleh fasilitas yang tersedia. Fasilitas seperti gedung, listrik, kendaraan, internet, kendaraan, dll. adalah diantaranya. Untuk memastikan fasilitas tersebut dapat terus digunakan, diperlukannya pembayaran rutin. Selain itu, perawatan terhadap fasilitas perusahaan harus dikontrol berkala. Walaupun dalam beberapa kasus, tugas tersebut biasanya didelegasi oleh orang lain, seperti petugas Office Boy, General Affairs tetap mengawasi pekerjaan yang telah didelegasikannya. Aset-aset yang dimiliki perusahaan juga harus terdata dengan baik agar memudahkan pengecekan barang dan juga untuk keperluan laporan pertanggungjawaban. 

Mengurus Legalitas Perusahaan

Suatu perusahaan dikatakan sah untuk beroperasi secara legal ketika sudah memenuhi unsur dasar berdirinya perusahaan menurut Undang-Undang. Selain itu, kegiatan usaha juga dalam proses bisnisnya membutuhkan yang hal berada di bawah hukum, seperti perjanjian, MoU, dll. itu diurus oleh divisi General Affairs. Perizinan dalam melakukan kegiatan usaha ataupun hal lain yang menyangkut perusahaan perlu berada di bawah hukum demi kebaikan banyak pihak yang terlibat. Namun, pada beberapa perusahaan hal tersebut ada yang dilakukan oleh divisi legal atau General Affairs tergantung perusahaan mengingat ada beberapa keterampilan teknis mengenai hukum. 

Melakukan Kegiatan Administratif untuk Perusahaan

Pengadaan barang yang dilakukan oleh General Affairs akan berhubungan dengan pendataannya juga. Oleh karena itu, pembuatan laporannya juga dilakukan oleh General Affairs. Laporan terhadap aset-aset perusahaan sangat penting dicatat dengan detail karena transparansi dana yang keluar. Software penunjang, seperti Excel, Word dan layanan penyimpanan berbasis Cloud juga diperlukan untuk efisiensi kinerja. 

Menjadi Representatif Perusahaan yang baik untuk Pihak Eksternal

Kegiatan usaha tentunya sering melibatkan pihak eksternal dalam banyak hal, seperti keperluan membeli barang, kerja sama dengan institusi pemerintahan, swasta, perusahaan dll. Oleh karena itu, General Affairs harus bisa menjadi citra yang baik karena mengatasnamakan perusahaan. Selain itu, General Affairs juga harus bisa membina hubungan yang baik demi terwujudnya tujuan yang diinginkan oleh perusahaan. 

Meningkatkan Efisiensi Perusahaan 

Karena lingkup pekerjaan General Affairs ini cukup luas tidak heran jika General Affairs mampu menekan biaya operasional perusahaan sehingga bisa menghemat dan perusahaan bisa mendapatkan laba bersih sebanyak-banyaknya. Karena hal itu juga, pekerjaan General Affairs sering dianggap mudah, tetapi pada nyatanya tidak juga bahkan General Affairs ini sangat berjasa atas penghematan biaya yang dikeluarkan perusahaan. Seperti yang dikutip oleh Sindonews yang melaporkan bahwa SKK mampu menekan biaya hingga 350 berkat General Affairs, yang mencakup dari sewa gedung, transportasi untuk mobilisasi pekerja, fasilitas dan peralatan kantor, fasilitas kedinasan, travel dan akomodasi perjalanan dinas. Pekerjaan yang dilakukan General Affairs juga lintas divisi sehingga kemampuan koordinasi dan komunikasi yang baik sangat diperlukan. Banyaknya cakupan pekerjaan ini juga yang seringkali pada beberapa perusahaan menyatukan divisi ini dengan Divisi SDM atau Purchasing, tetapi ada juga yang memisahkan sendiri khusus untuk General Affairs.

Setelah mengetahui pentingnya tugas yang dijalankan oleh General Affairs apakah Sobat MojadiFrens tertarik untuk menjadikan profesi ini sebagai pilihan karir untuk kedepannya. Pekerjaan ini juga mempunyai jenjang karir yang luas loh. Kalau Sobat MojadiFrens masih bingung dalam menentukan cita-cita bisa banget untuk menggunakan platform MojadiApp sebagai pertimbangan untuk memilih karir. Di platform MojadiApp yang menggunakan pendekatan psikologis dalam membantu siswa dalam memilih jurusan untuk karir kedepannya. Selain itu, di platform MojadiApp menyediakan fitur untuk berkonsultasi dengan psikolog dan asesmen psikologi, seperti IQ, EQ, dan Personaity.

Referensi: https://ekbis.sindonews.com/berita/1334704/34/skk-migas-hemat-cost-recovery-rp350-miliar-dari-general-affairs